ВВЕДЕНИЕ
Друзья! Германия и по сей день является важным культурным и политическим партнером нашего государства. Расширяются рамки русско-немецкого сотрудничества в экономической, финансовой и коммерческой сферах. Владение соответствующей немецкой письменной и устной лексикой и навыками делового письма укрепляет конкурентные позиции коммерческой организации и открывает новые перспективы.
Составление немецких деловых писем заметно отличается от принятых в России. В нашем справочнике Вы найдете описание структуры делового письма, примеры основных видов писем и наиболее употребительные выражения. Надеемся, этот материал будет Вам полезен.
СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
1. Шапка |
1. Der Briefkopf |
2. Сектор адресата |
2. Das Anschrieftsfeld |
2. Сектор адресата |
2. Das Anschrieftsfeld |
3. Строчка ссылок |
3. Die Bezugszeichenzeile |
4. Повод |
4. Der Betreff |
5. Текст письма с обращением |
5. Der Brieftext mit der Anrede |
6. Формула прощания и подпись |
6. Die Grussformel und die Unterschrift |
7. Примечание о приложениях |
7. Die Anlagevermerke |
8. Коммерческие данные фирмы-отправителя |
8. Die Geschäftsangaben |
ПРИМЕР ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
|
|
ПИСЬМО-ЗАПРОС (DIE ANFRAGE)
|
|
Примеры писем и факсов
Письмо-предложение
Das Angebot
Письмом-предложением поставщик (der Lieferant) отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий вопрос, он благодарит за проявленный интерес и прелагает прейскурант, каталоги или условия типового договора (Allgemeine Geschaftbedingungen - AGB). Ответ на специальный запрос должен содержать ответы на все вопросы клиента.
Структура письма-предложения:
- Причина письма-предложения (Grund fur das Angebot).
- Ответы на вопросы (Beantwortung der gestellten Fragen).
- Дополнительные предложения (Zusatzangebot).
- Надежда на заказ (Hoffnung auf Bestellung).
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить фотоматериалами, рисунками или образцами (das Muster). При определении цены (der Pries) указывают возможность скидки (der Prisnachlass, der Rabatt, das Skonto). Отдельно решаются вопросы об упаковке (die Verpakungskosten), транспортных расходах (die Frachtkosten), времени поставки (die Lieferzeit) и оплате (die Rechnung, die Bezahlung).
Пример письма-запроса:
|
|
|
Примеры писем и факсов
Письмо-извещение о поставке
Die Lieferanzeige
Структура письма-извещения о поставке:
- Время, день поставки (der Liedertag).
- Способ поставки (der Versandweg).
- Указания на счет и оплату (Hinweis auf Rechnung und Zahlung).
- Особые указания на частичную поставку или отклонения от заказа (Besondere Angaben über Teillieferung oder Abweichungen von der Bestellung).
|
Примеры писем и факсов
Письмо-заказ
Die Bestellung
Заказы могут производиться на специальных бланках фирмы-поставщика, а также в форме делового письма. В этом случае письмо-заказ имеет свои особенности.
Структура письма-заказа:
- Ссылка на предложение, прейскурант, объявление в газете или другой источник (Bezug auf das Angebot, die Preisliste, die Zeitungsanzeige usw).
- Вид и качество товара, его количество и цена (Art und Güte der Ware, ihre Menge und Preis).
- Сроки и способ поставки (Zeit und Weg der Lieferung).
- Способ оплаты (Art der Bezahlung).
- Особые пожелания (Sonderwünsche): право обмена (Umtauschrecht), право возврата (Rücksendungsrecht) и т.д
|
Примеры писем и факсов
Письмо-подтверждение заказа
Die Bestellungsannahme, die Auftragsbestatigung
Этот вид делового письма также может писаться на бланке или в свободной форме. Причем письмо может быть отправлено как заказчиком, так и фирмой-поставщиком, либо может быть ответом заказчика на повторный вопрос о возможности отсылки товара.
Структура письма:
- Благодарность за заказ (Dank fur die Bestellung).
- Заказ и условия повторяются или в случае необходимости дополняются (Bestellung und Bedingungen werden wiederholt und vervollstandigt).
- Ошибки исправляются (Irrtumer werden berichtet).
- Срок поставки (Liefertermin).
Клише и выражения писем-подтверждений заказов:
- Jch danke fur Ihre Bestellung/ Благодарю за заказ
- Ich freue mich, dass Ihnen mein Angebot gafallen ist, und werde.../ Я рад, что моё предложение Вам понравилось, и…
- Wir bestatigen hiermit dankend den Erhalt Ihrer Bestellung vom.../ Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа от…
- Wir bestellen zu den umstehenden Bedingungen.../ Мы заказываем на упомянутых выше (ниже) условиях…
- Mit den Bedingungen... haben wir uns einverstanden erklart / Мы согласны с условиями…
- Wir mussen leider berichten: das Stuck kostet... EU/ К сожалению, мы должны исправить: штука стоит… Евро
- Wir haben Ihre Bestellung zur Lieferung Anfang Mai vorgemerkt/ Мы наметили поставку по Вашему заказу на начало мая
Пример письма
|
Примеры писем и факсов
Встречный (повторный) запрос
Die Rückfrage
При наличии несогласованностей между предложением и заказом или при изменении условий возникает необходимость встречного запроса.
Структура встречного запроса со стороны продавца:
- Благодарность за заказ (Dank für die Bestellung).
- Описание несоответствия, противоречия (Beschreibung der Unstimmigkeit).
- Поставщик предлагает решение (Lieferant schlägt Lösung vor).
Структура встречного запроса со стороны покупателя (изменение заказа — Änderung/Berichtigung zum Vertrag):
- Ссылка на договор или заказ (die Bezugnahme auf den Vertrag bzw. den Auftrag).
- Описание изменения или корректировки (die Änderung bzw. Berichtigung des Auftrags).
- Благодарность за дополнительные услуги (die Dankbarkeit für zusätzliche Bemühungen).
Клише и выражения писем — встречных запросов, изменений и дополнений к контрактам:
- Wir danken Ihnen für den Auftrag/ Мы благодарим Вас за заказ
- Gestatten Sie, Ihnen meinen herzlichen Dank auszusprechen/ Позвольте выразить Вам своё искреннее признание
- Für Ihre Hilfe danken wir Ihnen im voraus/ Заранее благодарны Вам за помощь
- In Bezugnahme auf Ihr Schreiben möchten wir erwähnen, dass.../ Касательно Вашего письма мы бы хотели упомянуть, что…
- Wir sind mit Ihrem Vorschlag einverstanden./ Мы согласны с Вашим предложением.
- Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir unsere Bestellung ändern./ К сожалению, я должен Вам сообщить, что мы изменяем наш заказ.
- Bitte, teilen Sie uns Ihr Einverständnis zur Termin/Mengeveränderung mit./ Пожалуйста, сообщите нам своё согласие на изменение сроков/количества.
Пример письма встречного запроса со стороны продавца:
|
Пример встречного запроса со стороны покупателя:
|
Примеры писем и факсов
Отзыв заказа
Der Widerruf der Bestellung
Структура письма-отзыва заказа:
- Указание на заказ (Hinweis auf die Bestellung).
- Обоснование отзыва (Begründung des Widerrufs).
- Извинение (Entschuldigung) и учет при дальнейших потребностях(Berücksichtigung bei späterem Bedarf)
|
|
|
Электронная почта
Электронные деловые письма не должны быть набраны разноцветным шрифтом и сопровождаться смайликами. Также нужно избегать больших приложений. Одним из самых неприятных недоразумений являются орфографические ошибки, которые часто допускаются в электронных письмах. Поэтому включайте "Орфографию" и тщательно проверяйтет письмо на наличие ошибок.
Основные правила написания делового письма в электронном виде остаются такими же, как и при почтовой отсылке. Обязательными являются:
- информативность и выразительность сообщения,
- наличие формул приветствия и прощания,
- абзацы между содержательными блоками.
В самом конце должна стоять подпись со всеми необходимыми почтовыми и электронными адресами, телефонами.
Каждое электронное письмо уже имеет заранее обозначенную шапку, состоящую из строк: адресат (To:), отправитель (From:), копии (Cc:), скрытые копии (Bcc).
Пример шапки делового письма:
Date: Thu, 16 Dez 1999 14:05:22 +0100
To: Erika Musterfrau xyz@sonstwo.de
From: Institut fuer Internationale Kommunikation sekretariat@iik-duesseldorf.de
Subject: Re: Anfrage Internetfortbildung im Februar 99
Cc: Ruediger Riechert riechert@phil-fak.uni-duesseldorf.de
Bcc: Matthias Jung jung@phil-fak.uni-duesseldorf.de
Читать нужно следующим образом:
Данное письмо получил Матиас Юнг 16.12. Оно было отослано Эрике Мустерфрау секретарём Института Международной Коммуникации в ответ на её запрос. Копию письма получил также Рудигер Рихерт. О том, что Матиас Юнг также имеет копию этого письма, не известно ни Эрике Мустерфрау, ни Рудигеру Рихарту.
Некоторые рекомендации по заполнению шапки:
- Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, то есть содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau <xyz@sonstwo.de>
- Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того, чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал.
- Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов, либо для подчеркнутой конфиденциальности.
Список сокращений,
принятых в деловой переписке
A
Abs. | Absender, Absatz | отправитель, абзац |
Abt. | die Abteilung | отдел |
Art. | der Artikel | артикул, товар |
B
bfn. | brutto für netto | брутто за нетто |
BLZ. | Bankleitzahl | индекс банка |
btto. | brutto | брутто |
D
d.h. | das heisst | т.е. |
d.J. | dieses Jahr | в этом году |
d.M. | diesen Monat | в этом месяце |
E
einschl. | einschliesslich | включая |
etc. | et cetera | и т.д. |
evtl. | eventuell | возможно, при случае |
exkl. | exclusive | исключая |
F
fr. | frei, franko | франко |
I
i.G. | im Ganzen | в целом |
inkl. | inklusive | включая |
i.V. | in Vollmacht | по полномочию |
in Vertretung | за (перед подписью) |
K
k.J. | kommendes Jahr | в будущем году |
k.M. | kommenden Monat | в будущем месяце |
k.W. | kommende Woche | на будущей неделе |
L
l.J. | laufenden Jahres | в текущем году |
lfd. | laufend | текущий |
M
m.E. | meines Erachtens | по моему мнению |
Mod. | das Model | модель |
N
ntto. | netto | нетто |
n.W. | nächste Woche | на следующей неделе |
O
o.a. | oben ausgeführt | см. выше |
o.O. | ohne Obligo | без обязательств |
P
p. | per, für | за, по |
p.a. | per anno, jährlich | ежегодно, на год |
PLZ. | Postleitzahl | почтовый индекс |
p.p. | per procura | по доверенности |
R
Rng. | das Reingewicht | чистый вес |
S
s. | siehe | см. |
Sa. | Summa | сумма |
s.o. | siehe oben | см. выше |
Stck. | das Stück | штука |
s.u. | siehe unten | см. ниже |
T
Tr. | die Tratte | тратта (переводной вексель) |
T/Ta. | die Tara | тара |
U
u.a.m. | und anderes mehr | и прочее |
u.U. | unter Unständen | смотря по обстоятельствам |
V
V. | der Vertrag | договор |
Val. | die Valuta | валюта |
vgl. | vergleiche | сравни |
v.J. | voriges Jahr | в прошлом году |
v.T. | von Tausend | с тысячи |
W
w.n. | wie nachstehend | как указано выше |
w.v. | wie vorstehend | как указано ниже |
Z
z.T. | zum Teil | частично |
zw. | zwecks | с целью |
z.Hd. | zu Händen | лично в руки |
Комментарии (0)
Чтобы оставить свой комментарий пройдите авторизацию на сайте!